Etkinlikler öncesi mutlaka işin planlamasını yapıyoruz. İş bölümü ve akışını etkinliğe olan zamanlamayı da dikkate alarak oluşturuyoruz.
Planlama içerisinde dijital medya kanalları, etkin sosyal medya yönetimi gibi adımları ayrıca konumlandırıyoruz. Etkinlik sonrası oluşturacağımız raporları da göz önünde bulundurarak ilk adımdan itibaren veri topluyoruz.
Etkinliğin ihtiyacı olduğunu düşündüğümüz içerikleri planlıyoruz. Sponsorluklar nasıl bölümlendirilmeli? Peki sponsor firmaların bu yolculukta ki deneyimi ne olmalı? Etkinlik içerisinde VIP bölümler konumlandırılmalı mı? Bunların yönetimini ve alt kırılımlarını nasıl planlayalım?
Tüm bu sorulara planlama aşamasında ve etkinliği tasarladığımız yolculukta cevap veriyoruz. Sizin belirttiğiniz ihtiyaçları analiz ediyor, buna göre de etkinlik içerisinde ek bölümler ve içerikler tasarlıyoruz.
Etkinliğin ihtiyaç duyabileceği sponsorluk paketlerinin belirlenmesi ve bunların efektif biçimde hayata geçirilmesini sağlıyoruz.
Sponsorlukların duyurulması ve yönetimini dijital altyapımız ile çevrimiçi yayınlıyor, tasarladığımız modüler sponsor ek paketlerini bu sayede bir "tık" ile sponsorların kullanımına açıyoruz.
Temaya uygun, içerikten haberdar ve katılımcı portföyü ile uyumlu moderasyonun etkinliğin kilit taşlarından biri olarak görüyor, buna göre alternatifler üretiyoruz.
Misafir konuşmacılar etkinliğe uygun içerik sağlarken katılımcıların da ihtiyaçları olan rahatlamayı sunabilmeliler. Bu sebeple, yaptığımız analiz sonucu oluşan günlük programa esneklik sağlayacak olan konuşmacıları bu anlayışla belirliyoruz.
Gelen briefte işaret edilen konuların konumlandırılması bazen break-out toplantılar ile ayrılması gerekiyor. Doğru konunun doğru kitleye ulaştırılmasının sağlanacağından emin olmak istiyoruz...
...bu yüzden katılımcıların yolda kaybolmasını engelleyecek yönlendirme sistemleri ile, mobil aplikasyon uyarılar vasıtasıyla ve bizzat kendimiz yol göstericiler olarak bu dağılımın sağlıklı ve etkin hayata geçmesinden emin oluyoruz.
Katılımcı portföyünün ihtiyaç duyabileceği etkinlik günü ve öncesi konaklama, kayıt ve transfer işlemleri yine bizim tarafımızdan planlanıyor ve hayata geçiriliyor.
Etkinlik alanında toplanan katılımcıların etkinlik öncesi yüzlerinde tebessüm ile güne başlamalarını sağlayacak ön hazırlık ve hizmet safası uzmanlık alanlarımızdan biri.
Sponsorluk paketleri ile bağlantılı olarak etkinliğe özel oluşturduğumuz bölümlerin ve toplantıların yönetimini yapıyoruz.
Sabah kahvaltısında basın ile birlikte keyifli zaman geçiren bir CEO'nun mutluluğunun gün içinde yer alan tüm oturumlara yayılması önceliklerimizin arasında yer alıyor.
Doğru konumlandırılmış bir workshop'un gala yemeğine kadar uzanan keyifli bir süreci yarattığını asla unutmayarak workshoplar planlıyor, tasarlıyor ve hayata geçiriyoruz. Tecrübe her zaman teorik bilgiyi alt edecektir!
Dolu dolu geçen bir günün katılımcıları yormasına izin vermiyoruz, toplantı aralarında konumlandırdığımız aktiviteleri tasarlıyor ve hayata geçiriyoruz.
Yine bizim yönetimimizde olacak şekilde etkinliğe ait görsel prodüksiyonlar, açılış gösterileri gibi multimedya deneyimlerini de etkinliğin bir parçası olarak konumlandırıyoruz.
Misafirlerin havaalanında karşılanmasından, transfer araçları ile etkinlik alanına hareketlerine kadar tüm detaylar koordine ediliyor. Etkinlikte kayıt ve kahvaltı ile başlayan yolculuğun tüm adımları ekibimizin kontrolü altında devam ediyor. Gün sonu kapanışı, gala ve kokteyllerin bitimi itibari ile yorgun ama mutlu bir şekilde raporlarımızı oluşturmak üzere üsse geri dönüyoruz.
Etkinliğin Fotoğrafını Çekiyoruz
Sosyal medya’dan alınan geri dönüşler, değerlendirmeye katılan misafirler ve gün içi aksiyonları bir bütün halinde değerlendiriyoruz. Bizim için bir etkinlik aslında hiç bitmiyor, bir sonraki etkinliğin planlanması bir önceki etkinlik sonu raporlarımızın ışığında yapılıyor.
Katılımcıların etkinlik kayıt listeleri ve etkinlik esnasında alınan tüm değerlendirme yorumları tarafımızdan kayıt altına alınıyor. Etkinlik bitiminde bu raporları size sunuyoruz.
Etkinlik süresince görsel tüm dokümantasyonları kayıt altına alıyoruz. Aktivite fotoğraflarından etkinliğin video kayıtlarına kadar tümünü bulut altyapısı ile sizlerle paylaşıyoruz.
Katılımcıların etkinlik süresince fuaye ve break out salonlarında etkileşimini özel kiosk ve aplikasyonların kullanılması durumunda raporluyor, size sunuyoruz.
Etkinlik planı doğrultusunda hazırladığımız dijital ve sosyal medya planını harekete geçiriyoruz. Etkinlik esnasında sosyal medya kullanımına göre çekilişlerden her bir sosyal medya kanalının etkileşim performansına kadar tüm bu süreci size raporluyoruz.